Best Practises

230 Prozent mehr Auftragseingang durch systematischen Sales

Collective Minds digitalisiert den Vertrieb einer Beratung für Organisationsentwicklung und steigert den Auftragseingang in nur sechs Monaten deutlich.

Ausgangssituation

Der Kunde berät seit Jahren Führungskräfte und Unternehmen bei Transformationen, bietet exzellente Beratungsleistungen und pflegt langjährige Kundenbeziehungen.

Der Weg zu neuen Mandaten folgte bisher keinem strukturierten Prozess. Das Geschäftswachstum hing von spontanen Anfragen ab. Ein vorhersehbarer Zufluss qualifizierter Gespräche, auf dem sich Prognosen und Ressourcenplanung aufbauen lassen, fehlte vollständig.

Ziel für uns: aus reaktiver Ad-hoc-Akquise ein planbares, datengestütztes Vertriebswachstum mit professioneller Sales & Marketing Automation aufzubauen.

Herausforderungen

Fragmentierte Datenlandschaft
Über 15 Excel-Listen mit Kontaktdaten aus vergangenen Projekten verteilten sich auf verschiedene Abteilungen. Eine zentrale Kontakthistorie oder Aktivitätserfassung fehlte. Das Team hat wertvolles Beziehungspotenzial nicht genutzt.

Fehlende Systematik
Weder strukturierte E-Mail-Sequenzen noch standardisierte Telefon-Nachverfolgungen waren etabliert. Leads pflegte man ad hoc, meist durch Empfehlungen. Eine kontinuierliche Pipeline-Pflege existierte nicht.

Reaktiver Vertrieb
Statt planbarer Neukundengewinnung dominierte reaktive Akquise das Tagesgeschäft.

Lösung

Zweiphasiger Ansatz mit HubSpot als zentrale Sales & Marketing Automation-Plattform:

Phase 1: Datenfundament und Infrastruktur (Monat 1 bis 3)
Wir haben alle Datensilos analysiert, Dubletten bereinigt und Datensätze nach einheitlichen Data-Governance-Regeln vervollständigt. Eine mathematische Kundenanalyse (Umsatz, Margen, Customer Lifetime Value) hat die profitabelsten Segmente identifiziert. Mit dem Value Proposition Canvas haben wir präzise Botschaften für Führungskräfte in wachsenden mittelständischen Unternehmen entwickelt. Die Integration von Outlook und Microsoft Teams in HubSpot ermöglichte nahtlose Workflows und automatische Dokumentation.

Phase 2: Operative Kaltakquise und Skalierung (ab Monat 3)
Über HubSpot-integrierte Telefonie haben wir Cold Calls (Kaltakquise) geführt, Anrufergebnisse systematisch erfasst und Notizen automatisch im CRM gespeichert. Strukturierte Follow-up-E-Mails und automatisierte Kampagnen für Webinare haben die Pipeline kontinuierlich versorgt. Ein Workshop hat das Team auf Social Selling vorbereitet. Echtzeit-Übersichten ergänzten die datengetriebene Steuerung.

Ergebnis

Eine systematische Vertriebsmaschine mit messbarer Wirkung
Der Auftragseingang stieg um 230 Prozent gegenüber dem historischen Durchschnitt. Wir haben fragmentierte Excel-Listen durch ein standardisiertes HubSpot-System mit lückenloser Kontakthistorie und automatischer Erfassung ersetzt. Die Pipeline erreichte eine Abschlussquote von mindestens 20 Prozent. Wir haben das erste Mandat aus dem neuen Outreach erfolgreich abgeschlossen. Weitere qualifizierte Gespräche laufen aktiv und unsere Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen geht weiter.